個人間融資 転職回数12回の男が教える会議術

どんな会議も活性化させる
3つの方法

　続いて、会議の雰囲気や空気感をコントロールする方法です。退屈しがちな会議も、やり方次第でいくらでも活性化できます。ここでは3つの方法をご紹介します。

　まず1つめは、会議の人数を制限することです。

　発言のメンバーが固定してしまうなど、会議があまり盛り上がらないときは、人数を思い切って絞りこんでみるのも1つの手です。

　会議もメンバーが増えてくると、自分が話している時間よりも他の人の発言を聞いている時間のほうが、どうしても長くなります。誰かがしゃべっているときは、基本的に話し手一人に対して他の全員が聞き手に回るので「1対ｎ」の状態です。「1対ｎ」の状態でコミットメントすれば、本人にはプレッシャーがかかって成長が加速するというメリットがありますが、「ｎ」が大きくなればなるほど、メンバーの当事者意識が薄れていくというデメリットも生じてきます。

　そのバランスがとれるのは、メンバーが5人まで。5人までなら、みんなだいたい均等にしゃべってくれます。しゃべらないで聞いているだけでは、場がもたないからです。大勢の前だと黙ってしまいがちな人でも、5人までの少人数グループの中なら、それほど緊張せずに自分の意見を口にできるはずです。それ以上の人数になると、どうしても一部の人だけに発言が偏ります。

　では、もっと大勢の会議、たとえば25人のときはどうするか。

　これはアクティブラーニングの羽根拓也さんに教えていただいた方法なのですが、5人ずつテーブルを分けて、それぞれ10分で結論を出してもらいます。次に、全員をシャッフルして、もう一度5人ずつのテーブルに分かれて10分で結論を出してもらうのです。この場合、5×5の後半戦のメンバーは全員違うテーブルから集めます。そこで、「前半の結論はこうなりました。ぼくはこう思います」と5人全員が発言してから議論を始めてもらえば、前半戦の結論を踏まえて、さらに議論を深めてもらうことができるのです。

　これを、25人で一斉に議論しようとすると、発言するのはせいぜい5人くらい。残りの20人はずっと聞き役に回ることになります。これでは、マッシュアップの効果もあまり期待できません。5人ずつの少人数グループに分けたほうが圧倒的に効率がいいし、議論の幅も広がり、ずっと深い結論を出すことができます。

次に続く。